Бюро пропусков PassOffice

PassOffice

Оформляйте посетительские пропуска быстро и легко

Бюро пропусков PassOffice позволяет организовать процесс доступа на объект и учета посетителей без лишних трудозатрат. С его помощью сотрудники быстро и легко оформят пропуска для своих гостей. Посетителю не придется ожидать на ресепшен – к моменту его прихода пропуск уже согласован и оформлен, достаточно лишь предъявить удостоверяющий личность документ.

Время – деньги. Почему так важно сократить ожидание на ресепшен?

В крупных бизнес-центрах время ожидания посетителя на ресепшен часто составляет 15-20 минут и более. Это приводит не только в репутационным, но и к финансовым потерям со стороны встречающей компании. Ведь не состоявшаяся встреча – это впустую потраченные деньги на аренду переговорных комнат и заработную плату сотрудников, ожидающих в этих переговорных.

Пример 1. Крупная коворкинговая компания, оператор офисов А+, сдает в аренду комнаты для переговоров в бизнес-центре. Если гость опаздывает на встречу на 15-20 минут, встреча срывается, а компания-арендатор теряет деньги, потраченные на бронирование помещения.

Пример 2. Одна из крупнейших в России IT-компаний резервирует комнаты для переговоров в собственном офисном центре. Если из-за пробок и длительной регистрации на ресепшен гости задерживаются более чем на 15 минут, встреча может не состояться. Сотрудники теряют время, потраченное на ожидание, а компания – деньги (до 3 млн рублей в год). Если гости все же пришли на встречу, но время, на которое зарезервировано помещение, уже истекло, встреча проходит в холле или в коридоре — а это уже репутационные потери.

Бумажные регистрационные журналы больше не нужны

Вам не придется больше вести регистрационные журналы в бумажном виде. Теперь вся информация о посетителях хранится в электронной базе данных. В отличие от бумажных журналов, Бюро пропусков PassOffice – это удобно, технологично, гигиенично. Это приложение снизит трудозатраты сотрудников ресепшен, минимизирует число ошибок и улучшит впечатление гостей от вашего офиса.

Функционал приложения

Заявка на пропуск

• Поиск повторных посетителей
• Справочники для простого ввода
• Групповые заявки
• «Черные списки» паспортов

Согласование

• Настройте цепочки согласования для вашей организации
• Заявка автоматически поступит указанным лицам

Оповещения о изменении статуса заявки и приходе посетителя

• Уведомления о согласовании или отклонении
• Автоматическое уведомление сотруднику, к которому пришел посетитель – на рабочий компьютер или смартфон

Согласие на обработку персональных данных

• Печать формы согласия из приложения
• Настройка срока хранения данных
• По истечении срока данные удаляются автоматически

Сканер документов

• Интеграция с автоматическим сканером Regula
• Распознавание данных из отсканированных паспортов и других документов

Отчеты

• Вся информация о заявках и посетителях доступна в форме отчетов

Интеграции

Приложение уже интегрировано с системами доступа разработки ААМ Системз:

LyriX – интеграционная платформа управления системами безопасности на особо крупных и филиальных объектах

APACS 3000 – универсальный программный комплекс для управления системами безопасности и контроля доступа на объектах любого типа и масштаба

APACS Bio – специализированная биометрическая система доступа и учета рабочего времени

Варианты архитектуры

Клиент-сервер или облако?

Мы предлагаем как традиционную клиент-серверную архитектуру приложения PassOffice, так и решение в формате облачного сервиса.

Выберите идеальный вариант для решения вашей конкретной задачи.

Преимущества облачного сервиса:

• Всегда актуальная версия ПО, не нужно думать об обновлении
• Быстрое решение всех проблем специалистами ААМ Системз
• Не нужно мощное «железо» для установки системы и штатные специалисты для ее поддержки
• Хранение данных в облаке, сертифицированном согласно ФЗ-152

Опции

Упрощение ввода данных и минимизация числа ошибок

Для снижения трудозатрат и сокращения числа ошибок мы подключили к формам Бюро пропусков PassOffice соответствующие справочники (например, справочник регистрационных органов для быстрого ввода органа выдачи паспорта).

Удобный интерфейс и ничего лишнего

Персонализируйте интерфейс для отдельных групп операторов. Оператор увидит лишь те данные и получит доступ к тем функциям, которые ему необходимы для работы. Это не только позволит быстрее освоиться в приложении и приступить к работе, но и снизит число ошибок – оператор не сможет выполнить команду или изменить данные, к которым у него нет доступа.

Включите безопасность на максимум

Используйте стоп-листы на основе базы данных недействительных паспортов МВД РФ или собственную информацию о нежелательных посетителях, чтобы злоумышленник не проник на объект.